管理組合理事長、修繕委員の情報交換のための掲示板、誕生!

名簿作成に協力しない人がいます

防災や高齢者対策として居住者名簿を作成したいので すが、個人情報保護法やプライバシーの問題などと言っ て、協力をしない人がいます。  管理組合がとるべき対応として、何かよい方法があれ ば教えてください。

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  1. 利用目的別に種類や内容を示し 居住者の協力を得てはいかが?

     現在、名簿を管理している管理組合、自治会等は、個人情報保護法の事業者に該当すると考えられ、法律の義務規定の対象となります。
     また、国土交通省が公表しているマンション管理標準指針では、防災名簿の作成や災害時の安否確認体制の整 備を防災対策の望ましい対応としてあげています。
     このため、個人情報の利用や管理に注意しながら、管理ルールを作り、多くの居住者の合意を得て作成することが肝心だと言えるでしょう。
     そこで、利用目的別に名簿の種類や内容を示して、居住者からの協力を得てはいかがでしょうか。
    ①組合員名簿
    目的:管理費等の徴収、総会議案書の配布など
    内容:区 分所有者の部屋番号、氏名、住所、連絡先 等
    ②居住者名簿
      目的:現に居住する人の情報の取得
      内容:居住者全員の氏名、年齢、入居日、緊急連絡 先等
    ③防災対策用名簿
     目的:災害時の安否確認
    内容:居住者の家族構成(年代別・性別の人数)
    ④災害時の避難行動要支援者名簿
    目的:希望者のみ要援護の情報の取得
     内容:居住者の部屋番号、氏名、要援護の内容
     名簿の提出については細則等を定めて提出するよう求めます。名簿が外部に漏れたり、何かの営業活動等に利用されてないように管理することは絶対です。
     あるマンションでは、提出された居住者名簿は封をして緊急時以外は開封せず、金庫で保管し、5年ごとに更新している例があります。

    (大規模修繕工事新聞111号)

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